Protipando vídeos para innovar en lo público, o la intensa experiencia en el #hackcampIAAP

Hace unos días he tenido el enorme privilegio de participar activamente en una experiencia pionera y enriquecedora, mitad hackaton mitad campamento de verano, orientada a impulsar la Innovación Pública: el llamado #hackCampIAAP: co-diseñando soluciones a retos en la Junta de Andalucía. Si buscáis por este hashtag en redes sociales, echáis un vistazo a la web del Intituto Andaluz de Administración Pública (IAAP) os haréis una idea de los enormes resultados de esta iniciativa o leéis la magnífica crónica realizada desde Innovación Tour, que nos visitó durante las tres jornadas que duró, del 21 al 23 de junio, os haréis una idea de todo lo que se ha generado en torno al hackcamp.

Orquestado, por el IAAP con la colaboración de Zemos 98 (¡menudo equipo motor, de lujo!), en torno a seis retos relacionados con la Innovación en el sector público, el objetivo era generar, mediante la reflexión, la colaboración y la puesta en común de inquietudes e ideas, soluciones, en forma de prototipos, a estos retos. Todo, en poco más de dos días, en grupos de trabajo de unas 8-10 personas por reto (la mayoría procedentes de la Administración pública andaluza), dinamizados por la figura de los facilitadores.

Me sumo a todo lo que se ha escrito ya online y comparto mi visión, como facilitadora de uno de los retos, el 4, orientado a la producción de videotutoriales y otros formatos audiovisuales para innovar en lo público. Partiendo de preguntas tales como  “¿cómo mejorar la transmisión de conocimientos sobre los procesos administrativos a través del lenguaje audiovisual?, ¿cómo explicar los procedimientos y gestiones de/con la Junta de Andalucía mediante el lenguaje audiovisual de uso común de la ciudadanía?, ya en un contacto previo con las personas participantes en mi reto les pedía que reflexionasen sobre las posibilidades de la producción audiovisual para innovar.

Ello no sólo es posible sino que además, permite, entre otras cuestiones:

• Comunicar de forma más atractiva, eficaz y eficiente; integrada en un solo medio (audio, imagen y texto); y accesible (ej. Subtítulos multilingües) procedimientos, proyectos, experiencias…
• Facilitar la comprensión y el consumo personalizado, a su propio ritmo, de mensajes por los ciudadanos (pueden detener la explicación, repetirla…).
• Humanizar la administración  y mejorar su imagen (más cercana e innovadora; los empleados públicos pueden expresarse más plenamente que a través de lo escrito).
• Fidelizar a los ciudadanos (los jóvenes, acostumbrados a lo audiovisual).
• Promover la gestión del conocimiento y su transferencia entre personas empleadas públicas (algo especialmente significativo ante el relevo generacional que se prevé en los próximos años en Andalucía).
• Mejorar las competencias digitales de empleados públicos.
• …

Ya en la 1ª jornada: reflexión y trabajo inicial

Tras las correspondientes presentaciones, el primer bloque del hackcamp (mañana del 21 de junio) sirvió, empleando la citada presentación base como guía sobre la que se fue comentando, aportando, etc., para reflexionar sobre el potencial de lo audiovisual para innovar en lo público, conocer ejemplos reales de vídeos, repasar distintos formatos e identificar posibles temáticas y aplicaciones de uso, aportando, entre todos, nuevas ideas sobre a través de distintas dinámicas participativas.

Arranque del trabajo en el reto con las presentaciones. Autoría: Gema Valencia. Fuente: https://www.flickr.com/photos/iaapjuntaandalucia

En este sentido, mi experiencia como docente de comunicación y, sobre todo, empleada pública de la UNIA, donde desde el Área de Innovación tenemos experiencia en producir videotutoriales y otros formatos visuales para el aprendizaje, la comunicación o la difusión de proyectos, me permitió aportar casos significativos. Con ello y con la propia experiencia de los participantes, todos empleados públicos, se fueron identificando posibilidades.

Lluvia de ideas sobre posibles temáticas de vídeos para innovar en lo público. Autoría: María Sánchez

Pre-prototipando

Con todo ello fuimos estableciendo una especie de cuadro de posibles líneas de desarrollo de vídeos para innovar en lo público, con sus correspondientes objetivos y propuesta de vídeos (ver tabla inferior), que luego se integraría a nuestros resultados. Completamos, además, sobre la lista que yo propuse, otras opciones y creamos un catálogo de formatos. 

La tabla puede verse y descargarse vía http://bit.ly/2ugU5tY

Además, se revisaron los pasos y claves principales en el proceso de preproducción, producción y edición de vídeos de vídeos. Se habló así de la importancia de la toma de decisiones respecto al formato de vídeo, escenario o guión, aportando la visión de expertos y  algunos recursos facilitadores (ej. plantilla de guión técnico), junto a una propuesta de “kit de grabación” y edición, compuesta por dispositivos móviles para la grabación/ webcam y aplicaciones gratuitas y de manejo sencillo para la edición y publicación de vídeos (Jing, Youtube…).

La idea es que cualquier persona pueda producir, con conocimientos y recursos básicos, un vídeo de este tipo. Y en este sentido se mostró, como ejemplo y a modo de resumen visual de lo tratado en esta primera parte de la sesión, el citado vídeo que grabé con dispositivo móvil y micro, en exteriores, un día antes del hackcamp, a modo de píldora de aprendizaje sencilla y que en cierta forma también podría ser un ejemplo de prototipo.

Proyección de vídeo a modo de resumen de pasos y claves para la producción de vídeos. Autoría: María Sánchez

Todo este material se compartió con las personas participantes online, vía Drive, insitu. Y más adelante, tras el hackcamp, se ha colgado en red públicamente.

Acceso a la presentación: https://www.slideshare.net/cibermarikiya/gua-base-reto-4-hackcampiaap-videotutoriales-para-los-entresijos-de-la-administracin-pblica    

Acceso al vídeo: https://www.youtube.com/watch?v=75Ywqk54EWA

También se escogió entre todos/as el hashtag #hckIAAP_maskvideo para el reto y se asignaron todos los roles, salvo el de portavoz que se asignó más adelante. Con todo ello llegamos al mediodía del primer día con varias posibles ideas de prototipo, y teniendo en cuenta los aspectos a trabajar de cara a la creación del vídeo. Si bien es cierto que esta primera parte fue más expositiva, consideré necesario aportar unas bases comunes de conocimiento, dado el carácter específico y más instrumental del reto y la posible diferencia, como se demostraría durante la segunda jornada, de experiencia en producción audiovisual y manejo de determinadas aplicaciones.  

Pensando y diseñando el prototipo

La tarde de la primera jornada arrancó con el objetivo de decidir la temática del prototipo y empezar a definirlo. Se buscaba su universalidad, que su contenido se entendiese por cualquier perfil de empleado/a público y ciudadano/a, y que su planteamiento fuese tal que los primeros viesen su utilidad y, sobre todo, su potencial replicabilidad. Este fue uno de los momentos críticos del reto, en el sentido de que a muchas personas participantes les costó alejarse de la visión de su puesto de trabajo, área… a la hora de plantear ideas. Dividimos el grupo en varios subgrupos para ir pensando, sobre una base común que consensuamos, en posibilidades en paralelo de forma más ágil, y posteriormente las pusimos en común.

El resultado fue la decisión de crear una especie de “metavideo”, esto es, una pieza audiovisual que ilustrase sobre la importancia de los vídeos en la innovación pública, en lugar de tratar un aspecto específico de los que se apuntaron por la mañana. Se usaría para ello uno de los formatos vistos, el role play, se pondrían en práctica las propias bases del discurso que establecimos (cercanía, divulgación, humor…) y se grabaría en el propio IAAP, empleando, para ello y para la edición posterior, herramientas asequilbles es por cualquiera (teléfono móvil y, posteriormente, Youtube). Tras discutir posibles situaciones, se consensuó mostrar una en la que se comparase visualmente cómo funciona y cómo perciben los ciudadanos una Administración Pública convencional cuando necesitan hacer una consulta en mostrador o realizar un trámite (colas, esperas, horario limitado…) y cómo cambia ésta cuando se incorporan vídeos a modo de tutoriales o guías que permiten a la ciudadanía realizar consultas y trámites desde cualquier lugar, online, cuando prefieran y sin esperas. Relatoría gráfica del reto, por Pablo Navarro. Fuente: https://www.flickr.com/photos/iaapjuntaandalucia

La idea sería crear un prototipo que, lejos de incluir este vídeo de forma aislada, incorporase una especie de guía visual de todo el proceso de creación de vídeos para innovar en lo público. Esto es, un resumen de lo tratado, tomando como base la guía inicial y sumando a ésta las aportaciones colectivas de los participantes. El vídeo sería el pistoletazo de salida de la presentación del prototipo, el inicio de este proceso, una forma llamativa de mostrar la importancia de los vídeos para innovar en la Administración Pública.

Se consideró que ello era coherente a la propia filosofía del hackcamp, puesto que no sólo se mostraba un resultado replicable y realista sino que se documentaba el proceso, compartiéndolo y generando conocimiento. A partir de ahí se repartieron los roles y mientras parte del equipo se dedicó a trabajar el guión del vídeo y a trazar un storyboard del mismo, otros fueron adelantando la parte de la guía y el resto de cuestiones de la presentación del prototipo. 

Storyboard del vídeo. Fuente: https://www.flickr.com/photos/iaapjuntaandalucia

Recogimos también aquí las principales cuestiones relativas a esta guía y creamos, usando Genial.ly, también gratuita, una especie de herramienta gráfica para la toma de decisiones, que se presentó después a todos los participantes del hackcamp, en la devolución colectiva.

Herramienta para tomar decisiones sobre producción de vídeos, vía Genial.ly. Fuente: https://www.genial.ly/563ded9e1561e8062cacfd03/prototipo-reto4

 

Grabando, editando…

La segunda jornada arrancó revisando el estado del prototipo y con la misma división en subgrupos que el día anterior. Parte del equipo del resto se volcó, así, en la grabación del vídeo y en su posterior edición. Fue una de las actividades donde trabajó de forma más colaborativa, repartiendo roles (directora creativa, actores, cámara…), y curiosamente la que menos tiempo consumió. En menos de una hora el vídeo estaba grabado.

Fotografía tomada durante el rodaje del vídeo. Autoría: Gema Valencia  

 

Tras ello el grupo se focalizó en la preparación de la presentación del prototipo, empleando la herramienta Prezi, y en la edición del vídeo. Ultimando (y repensando) el prototipo Tras la visita del grupo de control y testeo se alimentó la duda que rondaba por la cabeza, durante la mañana, de parte del grupo: el hecho de haber apostado por elaborar un vídeo sobre la importancia de los vídeos para innovar, y no un prototipo al uso… 

Momento de la visita del grupo de control y testeo. Autoría: Gema Valencia. Fuente: https://www.flickr.com/photos/iaapjuntaandalucia

Como facilitadora, intenté buscar personas voluntarias para narrar en vídeo las claves de alguna de sus tareas/ procesos clave, una de las líneas que apuntábamos el día anterior para promover la transferencia de conocimiento en la administración pública. En una conversación informal durante el almuerzo surgió una idea y una persona que la comunicaba bien, y se decidió hacer una grabación insitu para incorporarla, aunque “en bruto” (teníamos poco tiempo), para mostrar que la metodología de producción de vídeos que proponíamos es ágil y sencilla.

Extracto de vídeo protagonizado por una de las participantes en el reto.

 La tarde de la segunda jornada fue en cierta forma complicada, por cuestiones técnicas y porque no todas las personas estaban habituadas a manejar herramientas como Youtube o Prezi. Hay que reconocer que el peso de esta parte del trabajo recayó en pocas personas, desbordadas en estos últimos momentos, mientras que otras quizás tuvieron la sensación de estar aportando menos en este sentido.

 Detalle de possits organizadores de la producción del vídeo. Autoría: María Sánchez

También entonces recibimos la valoración del grupo de testeo y control (¡bastante positiva, gracias!) e incorporamos algunas sugerencias, tales como la importancia de, una vez editados y publicados los vídeos para innovar en lo público online, ponerlos en valor… (recompensas), si bien no propusimos cómo entendiendo que este no era el objetivo del reto y que la parte estratégica corresponde a la Administración, que debe decidir ésta y otras cuestiones de las que proponía el grupo…, como lanzar programas para el impulso de la producción de vídeos por los empleados públicos, de forma que esta no sea una iniciativa desde abajo y se haga más visible el resultado.

Por razones profesionales, tuve que abandonar el hackcamp al finalizar la segunda jornada, pero nos dio tiempo a concluir la presentación y el equipo se quedó ensayándola.

 Foto del equipo en el aula, al concluir la presentación del reto. Autoría: María Sánchez

Resultado del reto: el prototipo

El resultado del reto, expuesto en público en la tercera jornada del hackcamp, lo compone una presentación con el título “prototipando vídeos y más. Estrategias y guía práctica”. Esta gira, partiendo de la pregunta “por qué no”, en torno al citado vídeo de role play, a modo de prototipo audiovisual, que compara la situación de la administración con y sin vídeos de ayuda al usuario, resaltando así el potencial del lenguaje audiovisual para innovar.

Disponible online para su consulta en: https://prezi.com/yq0m9hmjvsyr/prototipando-videos-y-mas/

A partir de ahí se presentan pasos y claves del Proceso de prototipado de vídeos para Innovar en lo público (metodología seguida en hackcamp); la tabla resumen de la metodología para la toma de decisiones sobre este proceso; un extracto de las posibles línesa de desarrollo de vídeos, objetivos, propuesta de acciones, así como un catálogo de formatos; y otro vídeo, protagonizado por una de las participantes del hackcamp, a modo de ejemplo o preprototipo (ya que la edición está sin ultimar) sobre una de estas líneas.

Tras la exposición, las propias participantes compartieron, orgullosas, los resultados de su prototipo online en sus redes sociales y grupos de trabajo.

Aspectos positivos y cuestiones a mejorar

Entre los resultados se puede destacar el aprendizaje en tiempo récord por las personas participantes acerca del vídeo y sus posibilidades; la enorme capacidad de generar ideas; y las ganas de seguir trabajando tras el hackcamp. Creo, además, y ellas mismas lo han expresado, que sobre todo, ha servido para inocular, parafraseando la crónica de Zemos 98, el virus de la Innovación. Muchas reconocían las limitaciones (de tiempo, de conocimientos y técnicas) y afirmaban querer aprender a manejar herramientas y programas, en posteriores formaciones, para ser lo más autónomas posible y realizar sus propios vídeos. El cómo, el proceso, las claves… ya las han aprendido. Y no sólo eso, sino que las hemos recogido y compartido, como parte de nuestro prototipo, dando así la posibilidad de transferir nuestra experiencia y resultados a otros ámbitos.

En cuanto a cuestiones a mejorar, aparte de pulir los vídeos, hechos con premura, tanto en lo referente a cuestiones técnicas como de contenido, el formato de la presentación del prototipo y su puesta en escena podrían haberse planteado de forma más creativa. Era la idea pero al final optamos por lo viable. Pensamos incluso en grabar un vídeo en directo, o en organizar alguna acción para incentivar, empleando hashtag, a participantes del hackcamp a grabar sus vídeos, montando una especie de photocall/ espacio para la grabación cerca del salón de actos el día de la presentación… Pero no dio tiempo y se descartó para no dispersarnos…).

También me he quedado personalmente con ganas de haber logrado hacer más prototipos de vídeos de las líneas más representativas, sería una forma muy gráfica de ampliar y concretar el trabajo realizado. Con ello y con alguna información más (ej. Propuestas para el fomento de la producción de vídeos en las Administraciones, con ideas sobre cómo incentivar su producción…) creo que se podría hacer una guía.

Valoración de mi experiencia como facilitadora

Lo mejor del hackcamp sin duda ha sido la oportunidad de aprender de todas las personas. Desde el equipo motor de Zemos 98 y del IAAP (grata sorpresa ver gestores y cargos públicos que creen en la innovación y en la colaboración para cambiar la Administración, gran acierto elaborar el Manifiesto y la “Declaración de Apoyo a la Innovación Abierta y al Intraemprendiaje en la Junta de Andalucía”) hasta otros facilitadores. Ha sido brutal ver cómo desde cero y en poco tiempo se han resuelto retos tan complejos. Agradezco mucho que desde el inicio se nos haya hecho partícipes de la toma de decisiones sobre los retos, se nos haya dado flexibilidad en su planteamiento y se nos haya estado siempre apoyando y respondiendo a nuestras necesidades durante las dos jornadas de trabajo. También me parece que ha sido un acierto la forma de contar, casi a tiempo real y en red, y documentar gráficamente el Hackcamp. Se agradece, es una buena forma de poner el valor el trabajo de todos. Así como contar con observadores externos, como el equipo de Innovación On Tour, también nos ha motivado mucho.

Respecto a mi experiencia como facilitadora del Reto 4, sobre video(tutoriales), el trabajo ha sido muy intenso. Al margen de las dos jornadas presenciales, el diseño del reto y la preparación, los días previos, del material, me ha supuesto una dedicación amplia. Por la naturaleza del tema no quería dejar el planteamiento demasiado abierto, me preocupaban los márgenes de tiempo y sobre todo, la parte técnica.

El grupo ha trabajado, creo, de forma colaborativa y sumativa en general. Salvo determinados momentos, debido sobre todo a la premura y a la falta de manejo de determinadas herramientas, en los que el trabajo ha sido más bien “individual” o de determinadas personas, creo que todas las personas participantes han aportado al resultado. Ha habido perfiles muy creativos, otros con mucha experiencia, y por tanto mucho que contar, en la gestión pública… que también deben ponerse en valor, más allá de las personas que, dentro del grupo, contasen con más experiencia en la producción audiovisual (sin ellas no habría sido posible llegar a este resultado, o sí, pero si yo hubiese asumido todo este trabajo… ).

Lo más complejo de gestionar durante el hackcamp, especialmente en la primera jornada, han sido las intervenciones, por momentos eran varias las personas que opinaban a la vez, o lo hacían de forma muy extensa o yéndose un poco del tema… Luego, al final, he percibido que había personas algo “estresadas” por los tiempos, o simplemente, descolocadas por la propia metodología del hackcamp, en el sentido de haber ido reconstruyendo y deconstruyendo el reto, modificándolo conforme la aportación de ideas… Aunque hablando con ellas una vez presentado el reto, la valoración final ha sido muy positiva y todas se han sentido partícipes del resultado.

La opinión de una de las participantes, según la opinión que me trasladó tras el reto, creo que lo resume todo:

“Me encantó la experiencia en el hackcamp del IAAP/Zemos reto de videotutoriales porque fue amena, intensa y divertida. Lo positivo la energía y motivación del equipo, su capacidad y pasión.  Lo negativo la descoordinación. Faltó un día más de tiempo de todo el equipo pienso. Demasiado contenido y trabajo para poco tiempo y mucha falta de medios técnicos y personas que supieran utilizarlos para dar forma a todas las múltiples ideas del equipo.

Para continuarlo en el tiempo y llevarlo a puerto necesitamos equipo técnico y medios técnicos de apoyo.

El prototipo definido es sencillo, universal, y viable, además de útil.

Tu facilitación fue esencial pero las prisas y falta de tiempo para un reto tan complejo fueron un obstáculo para concluirlo como se hubiera querido y podido. Lo haremos 🙂 Nos lo debemos.”

El futuro

Considero esencial replicar la experiencia del HackCamp en el seno de Administraciones específicas, o en otras ciudades andaluzas. Además de contar con empleados públicos, podría ser interesante implicar, a través de convenios con las universidades, a un público joven, con otra visión de la realidad y la administración pública. Sus ideas podrían ser muy valiosas, y más si los combinamos y ponemos a trabajar con perfiles experimentados en lo público.

Para todo ello es imprescindible mover la “Declaración de Apoyo a la Innovación Abierta y al Intraemprendiaje en la Junta de Andalucía” y que se sumen otras entidades de manera oficial, puesto que al margen de que haya personas que las compongan interesadas en participar de forma activa, si todo se orquesta de forma institucional será más viable organizar actividades conjuntas y tejer redes de colaboración.

Y al margen de esta replicabilidad, la experiencia del #HackcampIAAP debería de convetirse en un evento periódico en el Instituto Andaluz de Administraciones Públicas, donde además de plantear nuevos retos cuyos resultados puedan sumarse a los obtenidos, se comparta el avance sobre los retos de ediciones anteriores (¡pensemos que se creen redes de trabajo!). Se trata de ver que lo que se está haciendo es aplicable, que no se queda en mero prototipo sino que tiene implantación real en la Administración.

Para aprovechar el tiempo de trabajo presencial se me ocurren, además, algunas ideas, como lanzar el prototipo con unos días de antelación, en red, dando a los participantes la oportunidad de presentarse, compartir sus inquietudes e ideas y comenzar a “pre-prototipar”; y en el caso de retos que en buena medida dependen de los medios técnicos, habría que garantizar una buena conexión a Internet y que los participantes tuviesen ya determinados conocimientos sobre herramientas, o al menos, poner a su disposición medios de aprendizaje/ autoaprendizaje previos a lo presencial. Y es que, como se recoge en el “Manifiesto de los participantes sobre el hackcamp”, “Disponer de recursos tecnológicos no es imprescindible para innovar pero ayuda en los procesos”. Esto hubiera ayudado a un desarrollo más óptimo de mi prototipo.

En mi caso, como adelanté, hay muchas ganas de continuar, y de hecho se han comentado de manera informal algunas actuaciones en este sentido entre las personas participantes. Por ejemplo:

• Poder asistir a cursos de formación prácticos, a modo de talleres, orientados a la producción audiovisual (posible línea de actuación del IAAP).
• Creación de grupo de trabajo permanente sobre producción audiovisual, al que invitar a expertos en la materia, para impulsar la producción de vídeos para innovar en lo público y las propias actividades de formación para ello, entre otras cuestiones. El grupo ya está lanzado (lo hizo una de las participantes del hackcamp justo a su finalización), habrá que difundir su existencia y ponerlo en valor desde las propias Administraciones…

Anuncio de lanzamiento de grupo de trabajo sobre vídeos. Fuente: https://twitter.com/carmencantillo

No hay que perder de vista, parafraseo al Manifiesto de los participantes sobre el hackcamp, que “La experimentación es imprescindible. Un proceso como este favorece el inicio de innovación y es necesario continuarla.”

Foto de familia del HackcampIAAP. Autoría: Gema Valencia. Fuente: https://www.flickr.com/photos/iaapjuntaandalucia

Más información

Web del HackCampIAAP (programa, posts, Declaración de apoyo a la Innovación Abierta y al Intraemprendiaje, Manifiesto de los Participantes sobre el Hackcamp…) : https://ws168.juntadeandalucia.es/iaap/hackcamp/

Galería de imágenes (autoría: Gema Valencia, Zemos 98): https://www.flickr.com/photos/iaapjuntaandalucia

Crónica de Innovación On Tour: https://innovacionontour.wordpress.com/2017/06/26/brillo-en-las-miradas-una-contracronica-del-hackcampiaap-via-rafacamu/

Vía #hackcampIAAP en Twitter

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